La globalización y la era digital aunadas a las circunstancias sanitarias actuales  han incrementado la necesidad compartir o socializar información de forma online, superar barreras geográficas, ajustándose a las medidas de confinamiento producto del COVID-19. 

Hoy, la realización de eventos virtuales en los que interactúen ponentes e invitados participantes de todas partes del mundo, con el beneficio económico que eso supone, muestra un incremento vertiginoso. Dentro de la gama de opciones el formato del congreso virtual es uno de los más importantes y de gran alcance a una numerosa audiencia simultáneamente.

Ahora bien, la realización de un congreso virtual requiere organización, cumplir puntual y cabalmente cada una de sus fases, contar con una plataforma y software que garanticen emitir en streaming e interactuar en diferentes apartados con plataformas de networking, stands virtuales, encuestas, cuestionarios u otras herramientas tecnológicas, a través de las diferentes etapas del evento, sin dejar de lado la participación de los patrocinadores. 

Por ello, si necesitas conocer cómo organizar un congreso virtual exitoso, y buscas consejos y asesoría, acá te decimos lo que necesitas. 

La dinámica actual de funcionamiento organizacional o empresarial requiere de eventos virtuales para dilucidar temas de su interés, actualizare o compartir innovaciones y productos.

Por ello, te preguntarás qué es un congreso virtual, y en esta perspectiva definimos este evento como una opción a los congresos presenciales, que admite reducir costes, potencia la difusión, permitiendo la intervención muchísimos participantes virtuales independiente de su localización geográfica.

Así, entre las bondades de los congresos virtuales, además del ahorro de costes, destaca la gran difusión del contenidos expuesto, ya que al incrementar el acceso, asistencia e interacción de un mayor número de participantes que por razones de diversas índole no podrían disfrutar el evento presencialmente.

Aunado a ello, ofrece muchas opciones ajustables a la disponibilidad de tiempo de tanto de los expositores al realizar sus exposiciones sin movilizarse y de los partícipes, ya que se pueden retransmitir las ponencias y éstos podrán disfrutarlas en el momento que lo deseen.

Como expresión de la era digital, necesariamente se ha incorporado el uso de las tecnologías de información y comunicación en el desarrollo de congresos y otros eventos con numerosos espectadores a través de la web, desde un computador, smartphone o tablet.

No obstante, actualmente el desarrollo de eventos virtuales cobra cada vez mayor importancia y posicionamiento. En lo que atañe a las convenciones nacionales o congresos virtuales internacionales, representan la opción viable para realizar actividades que en formato presencial tradicional significaría gran riesgo y quebrantamiento de disposiciones sanitarias que prohíben gran afluencia de personas.

Por ello, te invitamos a conocer cómo organizar congreso virtual y en este propósito debes tener en consideración:

Fase Previa: Diseño del congreso virtual y definición de elementos técnicos

• Objetivos, audiencia y programa: Precisar necesidades y expectativas de la audiencia, para definir programa, temática, seleccionar y contactar ponentes especializados, título del evento y duración de las ponencias, así como la fecha de realización del congreso virtual.

En caso de requerir patrocinio, es preciso elaborar los documentos y comunicaciones pertinentes. 

Asimismo, debe realizarse un análisis competitivo de cursos u servicios similares, para definir estrategias de marketing. 

Se requiere una web, Landing Page del congreso contentiva de programa, calendario, información de los ponentes y formato de realización del evento (duración). Allí los usuarios encontrarán: formulario de registro, pasarela de pago, temática del congreso, fechas y horarios de los eventos, patrocinadores y reviews y opiniones de otros eventos que hayas organizados que sirvan como referencia.

• Selección de plataforma virtual: de amplia funcionalidad que permita desarrollar la agenda planificada, fácil acceso, varias salas y ponencias disponibles simultáneamente en streaming, posibilidad de votaciones, encuestas en directo y a tiempo real; acudir a workshops y networking; debe contener:
  • Landing page del congreso, página de gracia y embudo en Active de bienvenida.
  • Diseño de Tripwire, del check out de venta.
  • Creación de los Pop Up
  • Configuración de objetivos en Google Analytics y otras herramientas de seguimiento.

Fase: Captación de Leads

Esta etapa de captación de leads generalmente dura 3 o 4 semanas y comprende:

• Promoción: implica una estrategia de comunicación y marketing digital cuyo público objetivo lo constituye la audiencia definida previamente. Entre las acciones a desarrollar se deben considerar: 

• Captación: luego de segmentar el público al cual va dirigido el congreso virtual, se activa la campaña, notas de prensa, campañas a través de Google Ads, Facebook o Linkedin, redes sociales, email marketing. El objetivo es captar audiencia potencial a tu web, y conquistarlo como participe el evento. Luego, enviar mail de confirmación a los inscritos e informarás de las ponencias y modo de acceso.
• Comunicaciones previas al congreso: trazar un esquema de comunicación: enviar mail de confirmación a los inscritos, informar respecto a las ponencias y modo de acceso, Email marketing de los expositores y de los patrocinadores o colaboradores, Guest Blogging, generar contenido en redes para mantener el interés y expectativas del evento. Realizar entrevistas digitales y podcast y Popup o barra superior.

Fase: Durante el Evento

• Ponencias: las exposiciones deben presentarse puntualmente, pueden ser grabarlas previamente e insertar los vídeos en la web del congreso, o transmitidas en directo a través del enlace correspondiente. 
• Comunicación durante el congreso: disponer medios de participación, como videollamadas múltiples y chat. También, se debe activar la estrategia de venta durante el evento mediante mensajes de venta y fidelización.

Fase: Post evento

En los 2 o 3 días siguientes al congreso virtual

• Post- evento: concluido el congreso online es importante conocer el nivel de satisfacción de los participante y ofréceles los contenidos de las conferencias y resultados de las encuestas, newsletter con información, promociones sobre tus productos o servicios, aplicar email marketing.

Si decidiste organizar un congreso virtual, es imprescindible que cuentes con una plataforma potente. Para ello, Virtual B ofrece la plataforma adecuada a los requerimientos tecnológicos, amigable, idónea para realizar eventos virtuales.

Esta plataforma virtual cuenta con diversas funcionalidades, facilitando registro, estadísticas en línea y notificaciones en tiempo real entre otras bondades y en Big Jonan disponemos con Virtual B dispuesta para tu evento, sólo tienes que contactarnos y te contamos cómo podemos asesorarte y organizar tu congreso virtual exitoso.